Le Comité des Ministres du Conseil de l’Europe a adopté au début du mois d’avril 2015 la Recommandation sur le traitement des données à caractère personnel dans le cadre de l’emploi (CM/Rec(2015)5). Cette recommandation s’applique à tout traitement de données à caractère personnel concernant les rapports entre employeurs et employés relatifs au recrutement, à l’exécution du contrat de travail et à la fin des rapports de travail dans les secteurs public et privé.

Elle rappelle la garantie du respect des droits de l’homme, de la dignité humaine et des libertés fondamentales, ainsi que les principes applicables au traitement des données (en particulier lors de la collecte, l’enregistrement, l’utilisation interne et la communication externe des données), la transparence du traitement, et les droits d’accès, de rectification et d’opposition.

Proportionnalité et transparence
La Recommandation souligne en particulier la proportionnalité du traitement. Les employeurs devraient veiller à ce que le traitement des données ne porte que sur les données strictement nécessaires pour atteindre l’objectif déterminé dans les cas individuels concernés (4.1) et les données devraient être pertinentes et non excessives, compte tenu du type d’emploi ainsi que des besoins évolutifs d’information de l’employeur (5.2).

Les données fournies à la suite d’un acte de candidature devraient en principe être effacées dès qu’il devient clair que la candidature ne sera pas retenue par l’employeur ou sera retirée par le candidat. Lorsque de telles données sont conservées en vue d’une demande d’emploi ultérieure, l’intéressé devrait en être informé en conséquence et les données devraient être effacées à sa demande (13.2). En l’absence de réaction du candidat, on devrait pouvoir considérer qu’il ne s’oppose pas à la conservation pour une période raisonnable. Quant aux données traitées dans le cadre d’une enquête interne, elles devraient être effacées dans un délai raisonnable si aucune sanction n’a été prononcée à l’égard d’un employé (13.4).

Des informations sur les données détenues par des employeurs devraient être mises à la disposition de l’employé concerné (10.1) et une description particulièrement claire et complète devrait être fournie des catégories de données qui peuvent être collectées et de leur utilisation potentielle lorsque des moyens techniques comme la vidéosurveillance sont utilisés (10.3). Ces informations, facilement accessibles et à jour, devraient être fournies avant que l’employé n’exerce effectivement l’activité prévue (10.4).

S’agissant des dispositifs techniques et de communication utilisés par un employé, une information périodique doit être fournie quant à la finalité du traitement, la durée de conservation des données collectées, la sauvegarde des données de connexion et l’archivage des messages électroniques professionnels (14.1).

Les réseaux sociaux
Les employeurs devraient collecter les données directement auprès de la personne concernée. Lorsqu’il est nécessaire et licite de traiter des données collectées auprès de tiers, par exemple pour obtenir des références professionnelles, la personne concernée devrait en être préalablement dûment informée (5.1). De plus, les employeurs devraient s’abstenir d’exiger ou de demander à un employé ou à un candidat d’avoir accès à des informations que celui-ci partage avec d’autres en ligne, notamment sur des réseaux sociaux (5.3).

Le Conseil de l’Europe souhaite ainsi clairement protéger les employés et candidats et exclure toute possibilité pour l’employeur ou futur employeur de se renseigner en ligne sur la personne concernée, notamment par le biais des moteurs de recherche. Il n’est pas fait d’exception pour les données partagées publiquement. On peut néanmoins se demander s’il ne faut pas considérer qu’il y a un accord implicite du candidat qui rend publiques des données sur un réseau social professionnel ou un site de recherche d’emploi.

Internet et le courrier électronique
En ce qui concerne l’accès à Internet, il conviendrait de préférence d’une part d’adopter des mesures préventives, telles que la configuration de systèmes ou l’utilisation de filtres qui peuvent empêcher certaines opérations, et d’autre part de prévoir éventuellement des contrôles effectués de manière graduée et par sondages non individuels, en utilisant des données anonymes ou agrégées (14.2).

L’accès par des employeurs aux communications électroniques professionnelles de leurs employés ne peut survenir que s’ils ont été informés au préalable de cette éventualité et si cela est nécessaire pour des raisons de sécurité ou d’autres raisons légitimes (14.3). En aucun cas le contenu, l’envoi et la réception de communications électroniques privées dans le cadre du travail ne devraient faire l’objet d’une surveillance (14.4).

En cas d’absence d’un employé, les employeurs devraient prendre les mesures nécessaires et prévoir les procédures appropriées visant à permettre l’accès aux communications électroniques professionnelles, uniquement lorsqu’un tel accès est nécessaire d’un point de vue professionnel. Cet accès devrait intervenir de la façon la moins intrusive possible et uniquement après avoir informé les employés concernés (14.3).

Lorsqu’un employé quitte son emploi, l’employeur devrait prendre des mesures techniques et organisationnelles afin que la messagerie électronique de l’employé soit désactivée automatiquement. Si le contenu de la messagerie devait être récupéré pour la bonne marche de l’organisation, l’employeur devrait prendre des mesures appropriées afin de récupérer son contenu avant le départ de l’employé et si possible en sa présence (14.5).

Surveillance et données biométriques
L’utilisation des systèmes et technologies d’information ayant pour finalité directe et principale de contrôler de l’activité et le comportement des employés ne devraient pas être permises. S’ils ont d’autres finalités légitimes (sécurité, protection de la santé, gestion efficace, etc.), les représentants des employés doivent être consultés préalablement et les systèmes spécialement conçus et placés de façon à ne pas porter préjudice aux droits fondamentaux des employés (15.1 et 15.2). Quant aux appareils permettant de localiser un employé, ils ne devraient être introduits que s’ils s’avèrent nécessaires pour atteindre les finalités légitimes poursuivies par les employeurs et si leur utilisation ne conduit pas à un contrôle permanent des employés.

La collecte et le traitement de données biométriques ne devraient être réalisés que lorsqu’ils sont nécessaires à la protection des intérêts légitimes des employeurs, des employés ou des tiers, et s’il n’y a pas de possibilité d’utiliser d’autres méthodes alternatives de traitement moins intrusives pour la vie privée (18.1).

De manière générale, tout traitement de données lié à l’utilisation d’Internet, des courriels, de la vidéosurveillance, d’appareils de localisation ou de données biométriques exige une information préalable des employés (finalité du dispositif, durée de conservation, existence ou non des droits d’accès et de rectification, et la façon dont ces droits peuvent être exercés), des mesures internes appropriées, ainsi que la consultation des représentants des employés et cas échéant des autorités nationales de protection des données (21).

Voir également

La surveillance électronique des employés (publication)

Le Tribunal fédéral dit non à un logiciel espion pour surveiller un employé

Surveillance d’employés par le service informatique: les règles à suivre